Politique de confidentialité

La présente politique explique comment Cliniques Familio inc. (« Familio », « nous », « notre ») recueille, utilise, communique et protège les renseignements personnels que vous nous confiez lorsque vous utilisez nos services cliniques, notre site web et nos outils numériques. Elle est rédigée en conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, telle que modifiée par la Loi 25.

1. Identité du responsable du traitement

Le responsable du traitement de vos renseignements personnels est :

• Cliniques Familio inc.
• 3244, rue Beaubien Est, Montréal (Québec) H1Y 1H7
• Téléphone : +1 833-326-4546
• Courriel : confidentialite@familio.ca

2. Personne responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à l'article 3.1 de la Loi 25, Familio a désigné une personne responsable de la protection des renseignements personnels. Vous pouvez la joindre pour toute question, demande d'accès, de rectification, ou plainte :

• Nom : [à confirmer]
• Courriel : confidentialite@familio.ca
• Adresse : 3244, rue Beaubien Est, Montréal (Québec) H1Y 1H7

3. Renseignements personnels que nous recueillons

Nous recueillons uniquement les renseignements nécessaires à la prestation de nos services :

• Données d'inscription et de contact : nom, prénom, date de naissance, adresse, courriel, numéro de téléphone, lien de parenté (lorsque la demande concerne un mineur ou une personne représentée).
• Données cliniques : motif de consultation, antécédents pertinents, notes cliniques, résultats d'évaluation, plans d'intervention, correspondances avec d'autres professionnels de la santé. Ces renseignements sont protégés par le secret professionnel.
• Données de paiement : traitées par un processeur tiers conforme à la norme PCI-DSS (par exemple Stripe). Familio ne stocke pas les numéros complets de carte de crédit.
• Données de navigation : adresse IP, type de navigateur, pages visitées, données analytiques agrégées. Voir notre politique relative aux témoins (cookies).
• Données soumises par formulaire : informations transmises volontairement via nos formulaires de contact, de prise de rendez-vous, ou de candidature à un poste.

4. Finalités du traitement

Vos renseignements personnels sont utilisés pour les finalités suivantes :

• Vous jumeler avec un professionnel correspondant à vos besoins (psychologue, neuropsychologue, etc.) et planifier votre prise en charge.
• Tenir, mettre à jour et conserver votre dossier clinique conformément aux normes des ordres professionnels concernés.
• Facturer nos services et gérer les paiements.
• Communiquer avec vous (rappels de rendez-vous, suivis administratifs, communications cliniques essentielles).
• Améliorer la qualité de nos services, à des fins statistiques et anonymisées.
• Respecter nos obligations légales et réglementaires (Régie de l'assurance maladie du Québec, ordres professionnels, demandes des autorités compétentes).

5. Bases légales du traitement

Nous traitons vos renseignements personnels sur les bases suivantes :

• Votre consentement explicite, notamment pour les renseignements cliniques sensibles.
• L'exécution d'un contrat de services entre vous et Familio.
• Le respect d'obligations légales imposées par la législation québécoise et canadienne.

6. Communication des renseignements à des tiers

Nous ne vendons jamais vos renseignements personnels et ne les communiquons pas à des fins commerciales. Vos renseignements peuvent être partagés uniquement dans les cas suivants :

• Avec les professionnels affectés à votre dossier au sein de Familio, dans la mesure nécessaire à votre prise en charge.
• Avec des tiers cliniques (laboratoires, autres cliniques, autres professionnels de la santé) lorsque cela est nécessaire à votre suivi, et uniquement avec votre autorisation préalable.
• Avec nos sous-traitants qui agissent strictement selon nos instructions et sont liés par des engagements de confidentialité, notamment :
  • Hébergement et base de données : Supabase (juridiction d'hébergement à confirmer ; voir section 11 sur les transferts hors Québec).
  • Paiements : Stripe.
  • Outils de productivité : services d'envoi de courriels, calendriers, signature électronique.
• Lorsque la loi l'exige, par exemple en réponse à une ordonnance d'un tribunal ou à une obligation déclarative légale.

7. Durée de conservation

Nous conservons vos renseignements personnels uniquement le temps nécessaire à la réalisation des finalités décrites ci-dessus, et conformément aux règles applicables à la profession concernée :

• Dossiers cliniques d'adultes : minimum cinq (5) ans après la fin du suivi, conformément aux normes des ordres professionnels.
• Dossiers cliniques de mineurs : jusqu'à la majorité du client, plus cinq (5) ans.
• Données comptables et de facturation : selon les exigences fiscales applicables (généralement six [6] ans).
• Données de candidature à un poste : jusqu'à vingt-quatre (24) mois après réception, sauf consentement de prolongation.

Une fois ces délais écoulés, vos renseignements sont détruits ou rendus anonymes de façon sécuritaire.

8. Vos droits

La Loi 25 vous reconnaît les droits suivants à l'égard de vos renseignements personnels :

• Droit d'accès : obtenir une copie des renseignements que nous détenons à votre sujet.
• Droit de rectification : faire corriger des renseignements inexacts, incomplets ou équivoques.
• Droit de retrait du consentement, en tout temps, sous réserve d'obligations contractuelles ou légales.
• Droit à la désindexation : dans certains cas, demander la cessation de la diffusion d'un renseignement ou la désindexation d'un hyperlien.
• Droit à la portabilité (en vigueur depuis septembre 2024) : recevoir vos renseignements dans un format technologique structuré et couramment utilisé.
• Droit à l'information sur les décisions automatisées qui vous concernent (voir section 10).

Pour exercer ces droits, écrivez à confidentialite@familio.ca en précisant la nature de votre demande. Nous y répondrons dans un délai maximal de trente (30) jours.

9. Sécurité

Nous mettons en place des mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger vos renseignements personnels contre la perte, l'utilisation ou la communication non autorisée :

• Chiffrement des communications en transit (TLS/HTTPS).
• Chiffrement au repos pour les données sensibles, lorsqu'applicable.
• Contrôles d'accès stricts : accès limité aux personnes ayant un besoin légitime de connaître.
• Authentification forte pour les comptes administratifs.
• Sauvegardes régulières et plan de continuité.
• Formation et sensibilisation du personnel.

En cas d'incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous en aviserons les personnes concernées et la Commission d'accès à l'information du Québec, conformément à la loi.

10. Décisions automatisées

Lorsque vous remplissez notre formulaire de demande de services, nous utilisons des règles automatisées pour suggérer un jumelage avec un professionnel de notre équipe en fonction de critères tels que le motif de consultation, la disponibilité, la clientèle desservie et la localisation. Cette suggestion est ensuite revue par un membre de l'équipe avant la confirmation finale du rendez-vous.

Vous avez le droit d'être informé de cette utilisation et de demander une intervention humaine ou de contester le résultat en écrivant à confidentialite@familio.ca.

11. Témoins (cookies) et technologies similaires

Notre site utilise des témoins pour assurer son bon fonctionnement, mesurer son audience et améliorer votre expérience. Vous pouvez gérer vos préférences via la bannière de consentement affichée lors de votre première visite, ou en réinitialisant vos préférences en pied de page. Une politique relative aux témoins distincte est disponible (à venir).

12. Transferts hors Québec

Certains de nos sous-traitants peuvent traiter vos renseignements à l'extérieur du Québec (par exemple, hébergement infonuagique aux États-Unis ou ailleurs au Canada). Avant tout transfert hors Québec, Familio procède à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée conformément à l'article 17 de la Loi 25, afin de s'assurer que les renseignements bénéficieront d'une protection adéquate. Le détail de la juridiction d'hébergement de notre fournisseur principal est à confirmer et sera précisé dans une prochaine version de cette politique.

13. Modifications de la présente politique

Nous pouvons modifier cette politique de temps à autre afin de refléter l'évolution de nos pratiques ou des exigences légales. La date de dernière mise à jour est affichée en haut de cette page. En cas de modification importante, nous vous en informerons par un moyen approprié.

14. Plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec

Si vous estimez que Familio n'a pas respecté ses obligations en matière de protection des renseignements personnels, vous pouvez d'abord nous contacter à confidentialite@familio.ca. Si la réponse ne vous satisfait pas, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec :

• Commission d'accès à l'information du Québec
• Site web : www.cai.gouv.qc.ca
• Téléphone : 1-888-528-7741